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réunion du 2.03.2018

Membres du bureau présents : Claude Faivre – Jean-Philippe Danjou – Marie-Christine Faivre – Michèle Nicot –Fred Mira – Alain Favre-Bulle

Organisation de l’événement des 14-15 avril 2018

  • Technique : les musiciens devront être sur place au Kursaal avec Jean-Philippe à 18:30 pour faire la balance. Environ 1h30 de travail sera nécessaire.
  • Hébergement : les musiciens seront logés à l’hôtel ; les DJ chez Claude Faivre.
  • Restauration : contacter un traiteur pour livraison du repas des musiciens (9 personnes ) et des techniciens du Kursaal (2-3 personnes)
  • Commander des wraps pour la soirée + trouver un restaurateur susceptible de fabriquer des empanadas. Prévoir des assiettes en carton pour le service.
  • Contacter un fournisseur de boissons pour s’entendre sur les boissons à livrer. Le bar fonctionnera uniquement le samedi soir. Pichets d’eau et sirops mis à disposition samedi après-midi . Bar au Physik’Hall dimanche.
  • Le bar samedi soir sera tenu par des jeunes qui seront rémunérés pour la soirée.
  • Louer des nappes qui seront mises en place après la milonga d’ouverture afin qu’elles soient propres pour la soirée de gala.
  • Prévoir 2/3 personnes pour la mise en place des nappes.
  • Prévoir plusieurs personnes pour le rangement à la fin de la soirée de gala.
  • Configuration des tables : 2 arcs de cercle de 20 /22 tables pouvant accueillir 6 personnes chacune, soit 260 places assises.
  • Contacter des sociétés de sécurité : prévoir un vigile pour la milonga d’ouverture et 2 pour la milonga du soir (plus de 200 personnes attendues)
  • Entrées : des créneaux d’une demi-heure de présence à l’accueil seront tenus par les adhérents et sympathisants . Cela représente 12 créneaux d’1/2 heure, 24 personnes devront donc se relayer lors des 3 milongas payantes.
  • Il y aura 2 files à l’accueil : l’une réservée aux personnes pré-inscrites ayant pris un pass complet, qui recevront un bracelet à conserver au poignet tout le week-end. La deuxième file accueillera les personnes réglant sur place ; elles recevront des tickets numérotés avec une couleur pour chaque milonga.
  • Préparer une affiche pour chaque file.
  • Une équipe pour la déco du Physik’Hall sera constituée. Mise en place dimanche de 10h à 11h.

Assemblée générale 2018

  • Des élections auront lieu pour mettre en place un nouveau bureau. Le président est élu par l’assemblée. Les autres postes :  vice-président – trésorier- secrétaire , sont élus au sein du bureau.
  • Tous les postes sont vacants, et donc à pourvoir : les candidatures sont à envoyer par mail à : tangodukiosque25@gmail.com.
  • La date de l’assemblée générale est fixée au vendredi 27 avril à 20h.

Toutes les décisions ont été prises à l’unanimité des membres présents.


 

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